Penerbitan Surat Keterangan Kehilangan Dokumen Administrasi Pendidikan Murid SMPN 3 Singkawang
SMP Negeri 3 Singkawang Tetapkan Standar Pelayanan Publik untuk Penerbitan Surat Keterangan Kehilangan Dokumen Administrasi Pendidikan Murid
Singkawang – Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, SMP Negeri 3 Singkawang menetapkan Standar Pelayanan Publik untuk layanan penerbitan Surat Keterangan Atas Kehilangan Dokumen Administrasi Pendidikan Murid. Standar pelayanan ini menjadi bentuk komitmen sekolah dalam memberikan layanan yang cepat, mudah, transparan, dan akuntabel sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kepala SMP Negeri 3 Singkawang menyampaikan bahwa pelayanan publik merupakan bagian penting dalam mendukung kebutuhan administrasi peserta didik maupun alumni. Melalui standar pelayanan yang telah ditetapkan, masyarakat dapat memperoleh kepastian mengenai persyaratan, prosedur, waktu penyelesaian, biaya layanan, hingga mekanisme penyampaian pengaduan.
Pelayanan ini mengusung budaya kerja BAHAGIA, yaitu Berintegritas, Amanah, Humanis, Adaptif, Gesit, Inovatif, dan Akrab. Nilai-nilai tersebut menjadi pedoman seluruh petugas dalam memberikan pelayanan yang profesional, ramah, serta berorientasi pada kepuasan masyarakat.
Layanan penerbitan surat keterangan kehilangan dokumen administrasi pendidikan dilaksanakan pada hari Senin hingga Kamis pukul 07.30–15.00 WIB dan hari Jumat pukul 07.30–11.00 WIB. Seluruh proses penyelesaian layanan ditargetkan selesai dalam waktu 30 menit, dengan biaya layanan gratis atau tidak dipungut biaya.
Untuk memperoleh layanan tersebut, pemohon diwajibkan melengkapi beberapa persyaratan, di antaranya Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) bermeterai, dokumen administrasi pendidikan yang mengalami kehilangan atau kekeliruan, dokumen pembanding seperti akta kelahiran, kartu keluarga, atau ijazah sebelumnya, menunjukkan KTP sebagai bahan verifikasi, serta menyerahkan pas foto ukuran 3×4 sebanyak dua lembar.
Proses pelayanan dimulai dari penyampaian permohonan kepada petugas Front Office beserta berkas persyaratan. Selanjutnya, petugas melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen sebelum diteruskan kepada bidang administrasi untuk diproses sesuai ketentuan. Setelah dokumen selesai diproses, hasil pelayanan diserahkan kembali kepada petugas Front Office untuk kemudian diberikan kepada pemohon.
Sebagai bentuk keterbukaan informasi dan peningkatan kualitas layanan, SMP Negeri 3 Singkawang juga menyediakan berbagai saluran pengaduan yang dapat dimanfaatkan masyarakat. Pengaduan dapat disampaikan secara langsung melalui kotak saran atau Unit Layanan Pengaduan sekolah, maupun melalui media elektronik seperti laman resmi sekolah, WhatsApp, Facebook, Instagram, dan aplikasi SP4N LAPOR. Setiap pengaduan akan ditindaklanjuti sesuai prosedur dengan target penyelesaian antara 30–60 menit untuk pengaduan yang dapat diselesaikan langsung, atau 1–2 hari kerja apabila memerlukan koordinasi lebih lanjut.
Dalam mendukung pelayanan yang optimal, SMP Negeri 3 Singkawang juga telah menyiapkan berbagai sarana dan prasarana pendukung, seperti ruang pelayanan, ruang tunggu yang nyaman, meja kerja, komputer, printer, jaringan internet, kamera CCTV, hingga ruang menyusui. Pelayanan dilaksanakan oleh petugas yang kompeten serta didukung dengan sistem pengawasan internal, jaminan keamanan, evaluasi berkala, dan komitmen peningkatan mutu pelayanan secara berkelanjutan.
Melalui penerapan Standar Pelayanan Publik ini, SMP Negeri 3 Singkawang berharap masyarakat memperoleh pelayanan administrasi yang lebih efektif, transparan, dan berkualitas. Komitmen tersebut sejalan dengan maklumat pelayanan sekolah, yaitu memberikan pelayanan sesuai standar yang telah ditetapkan serta senantiasa menghadirkan pelayanan terbaik sesuai kebutuhan masyarakat.
"Pelayanan Prima, Kepuasan Anda, Kebanggaan Kami."
